Objectif de la fonction

assure la gestion de l’ensemble des équipes Prémédia et Ordering
équipe administrative chargée de la gestion des ordres, , l’équipe graphique et la mise en page.
optimaliser les flux opérationnels sans pour autant diminuer la qualité de service octroyée à chaque client interne/externe.

• la gestion quotidienne de l’équipe Ordering ;
• la gestion quotidienne de l’équipe Prémédia (Adops incl)
• la définition, la mise en place, le suivi et le respect des flux opérationnels et administratifs au sein de la régie publicitaire ;
• le suivi administratif des commandes des publicités et produits commercialisés par le département commercial (marchés lecteurs et publicitaire EDA-LAH-LAA)
• la gestion du contrôle qualité des processus et du matériel (publicités) produites au sein de l’équipe.

Il assure pour ce faire la liaison sans faille entre les différents services impliqués dans la livraison des campagnes à paraître dans les produits et publications.

Domaines de performance de la fonction

Etre le leader de la politique opérationnelle prémédia & ordering:

• Etre leader du prémédia & ordering auprès des annonceurs, collègues, fournisseurs;
• Etre le coordinateur entre ses services et les imprimeries, les Product Managers, la Force de vente régionale, les services du marché lecteurs, les rédactions, et les équipes ICT Digital ;
• Etre le point de contact entre son service Adops et les services digitaux/commerciaux int/ext ;
• Participer de manière active et constructive à l’atteinte des objectifs commerciaux (budgets publicitaires mensuels) et aux projets du département commercial/de nos entreprises (nouvelles offres ou produits, révision des publications, …) ;
• Etre le maître d’œuvre de la digitalisation progressive de ses services et des produits « made in home » (création sites web, vidéos, annonces digitales, ...).

Gérer, coordonner et contrôler les moyens d’exploitation (budget, ETP, charge de travail) et maintenir le niveau de qualité attendu du service :

• Organiser le fonctionnement opérationnel de ses services en respectant les budgets annuels définis en veillant notamment à la mise en place et au suivi des flux opérationnels conjointement avec les autres services commerciaux/départements
• Décrire et documenter les processus opérationnels selon un schéma convenu avec les Product Managers, le responsable de la Force de vente et le directeur commercial ;
• Assurer une communication proactive vers les clients internes dans un souci d’amélioration du flux global publicitaire ;
• Améliorer de manière systématique et permanente les procédures relatives à la mission du département. Ceci inclus :
  • identifier et de résoudre tout dysfonctionnement relatif aux flux et communication entre services ;
  • identifier et de résoudre tout dysfonctionnement relatif aux outils et développer ceux-ci afin de garantir le suivi optimal des commandes ;
• Analyser de manière continue les opportunités d’optimalisation et terme de productivité, qualité/prix

Gestion quotidienne du service Ordering en charge du suivi des commandes :

• Veiller au fonctionnement optimal du département en termes de staffing, d’outils et de process ;
  • Réception, vérification et validation des commandes et ordres d’insertion en veillant à ce que tous les éléments indispensables à un suivi efficace y soient mentionnés ;
  • Assure l’intégration des commandes et ordres d’insertion dans les outils internes pour le suivi administratif
  • Digitaliser le service ordering et développer sa polyvalence entre collègues.

Assurer la gestion quotidienne des équipes :

• Etablir, suivre et analyser les objectifs et les KPI’s pour les employés au sein du service ;
• Assurer au quotidien la gestion et le coaching de l’équipe ;
• Digitaliser les compétences de chaque membre de l’équipe ;
• Développer la polyvalence de chaque membre de l’équipe ;
• Identifier les éventuels besoins en formation et formuler des propositions au directeur commercial et aux ressources humaines ;

Budget

• Implémenter le budget global défini et validé par le directeur commercial dans les outils de reporting et ce conjointement avec les services concern

Profil exigé pour la fonction

Niveau de fonction et expérience générale

• De formation supérieure technique/production industrielle (orientation graphisme, prépresse, impression, ..)
• Vous pouvez faire valoir une expérience probante de 5 années dans la gestion d’équipes (+ de 10 personnes);
• Vous avez une bonne connaissance du marché des médias et/ou de la production publicitaire. Une expérience dans ce secteur constitue un réel atout.

Connaissances techniques

• Connaissance des outils propres à la gestion administrative (type SAP, …) et des outils graphiques (notamment Suite Adobe) en vue d’acquérir une parfaire maîtrise des outils propres aux services de prémédia & ordering tels que Ordonnée, Adsuite, Spoletto, Suite Adobe, …
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier du logiciel Excel
• Connaissance du monde « digital » et des outils de création vidéo (adobe première)/site Web (wordpress)

Compétences

• De nature dynamique et autonome, vous faites preuve de rigueur dans le suivi de vos tâches
• Vous êtes une personne communicante
• Vous avez la capacité à analyser des process/flux opérationnels et à faire des propositions concrètes d’optimalisation.
• Vous jonglez avec les données chiffrées et êtes capable de rapidement faire des analyses approfondies et en tirer les conclusions (capacités d’analyse et de synthèse)
• Vous avez de bonnes connaissances techniques et plus particulièrement une bonne maîtrise des outils Excel
• Vous faites preuve d’une grande disponibilité et avez le sens de l’organisation